Powodzenie konferencji zależy od wielu elementów. Czy osiągnie się zakładane rezultaty, zależy m.in. od tego jakie wyselekcjonujemy sale konferencyjne, jak ułożymy program oraz czy uczestnicy sumiennie przygotują się do tematu. Jeśli poszukujesz sali szkoleniowej lub też konferencyjnej, zobacz wynajem sal szkoleniowych. Sala konferencyjny powinny być prawidłowo oświetlona i przewietrzana, żeby uczestnicy nie zasypiali oraz byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien odnaleźć się projektor, stosowna tablica (najlepiej interaktywna). Program konferencji także ma obowiązek być poprawnie ułożony, tak by nie zmuszać uczestników do nadmiernego wysiłku.
Muszą być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Największe wymagania są oczywiście w stosunku do uczestników zebrania, bowiem od nich zależy czy wyznaczone cele zostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozwiązania danego kłopotu. Uczestnicy wygłaszający referaty powinni się prawidłowo przygotowywać, prezentacje powinny być interesujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje mogą być przerywane przez zajęcia odprężające i integrujące pracobiorców, np. paintball bądź inne gry zespołowe.
W wyposażenie sal konferencyjnych ma obowiązek wchodzić sprzęt audiowizualny i dostęp do Internetu. Istotną kwestią jest także oświetlenie sali tak, żeby uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać bądź napisać. W czasie tych czynności nie powinien tworzyć się cień lub też odblask. W sali powinna być także możliwość powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się także rzutniki. Znaczącą rzeczą są także gniazda elektryczne oraz telefoniczne. Dzisiejsze sale posiadają klimatyzację.